Anche se fino all’8 marzo avevo svolto la mia attività in modalità presenziale al 99%, il mio sogno è sempre stato quello di poter svolgere alcune delle attività presso i clienti in remoto. Tuttavia, questo non era stato possibile per diversi paradigmi o bias cognitivi dei miei interlocutori. Oggi, la pandemia ha forzato il cambiamento di paradigma riguardo la consulenza e formazione, e sono riuscita nell’intento di lavorare online (al momento al 100%) con ottimi feedback!

Erogare consulenza e formazione da remoto

In 2 mesi, ho certificato 40 Analisti PDA, record assoluto! Oltre questa attività formativa, ho portato avanti consulenza sul reskilling, self empowerment e fatto anche dei team building a distanza. Sono stati mesi impegnativi, anche dal punto di vista organizzativo (se vuoi scoprire come ho fatto leggi qui), e comunque ho ottenuto ottimi risultati… non lo dico io, lo dicono le statistiche. 😊

Voglio condividere con te alcuni suggerimenti:

Convocazioni: sembra banale, ma è importante inviare le convocazioni qualche settimana prima, in modo da bloccare le agende; in questa voragine di riunioni virtuali è indispensabile giocare in anticipo. Alcuni provider di riunioni virtuali inviano in automatico la convocazione alle persone invitate, altrimenti una convocazione con Google Calendar (o strumento di tua preferenza) va benissimo. Ho trovato che 3 ore (con pausa di 15 minuti in mezzo) sia il tempo massimo per mantenere alta la concentrazione; quindi preferisco fissare più moduli in diverse giornate che fare tutto di fila.
Nella convocazione inserisco tutte le informazioni necessarie per partecipare, i miei dati di contatto per risolvere problematiche legate alla parte tecnica e materiale che useremo durante l’incontro.
Software per l’incontro: ne ho provati diversi. In passato avevo sempre usato Skype, anche se non mi faceva impazzire. Questi mesi ho usato Microsoft Teams, Jtsi, Google Meet e Webex. La mia preferenza è in quell’ordine, la scelta su quale utilizzare ricade sempre sulla possibilità del cliente di usare lo strumento. Ma vediamoli singolarmente:
- Microsoft Teams: dopo la disperazione iniziale per non riuscire a configurarlo con la mia casella di posta aziendale, grazie al supporto di Innovando sono riuscita a farlo partire, devo dire che è molto completo, peccato che tutte le funzionalità utili negli incontri virtuali siano disponibili solo per chi già fa parte del tuo team (ad esempio la lavagna o la registrazione finale). Mi sono dovuta ricredere, perché preferisco usare i prodotti di Google.
- Jtsi: l’ho scoperto per caso. Si può usare in abbinamento a Google Calendar o Outlook, perché il link viene creato in fase di convocazione. Lo uso principalmente quando il cliente non riesce a usare Teams. Non ho mai avuto problemi, mando il link ed entrano senza la necessità di scaricare qualcosa. Pian piano stanno aggiungendo nuovi strumenti all’interno.
- Google Meet: non richiede presentazioni, chi ha figli probabilmente lo ha conosciuto durante il periodo scolastico. Semplice da usare, ma richiede di utilizzare l’account Google.
- Webex: questo prodotto di Cisco lo uso da diversi anni non è molto amichevole, ma è molto stabile.
Preparazione: nel mio ufficio ho una tv che collego al mio notebook, così in una vedo le persone e nell’altra la presentazione o documento sul quale stiamo lavorando, senza diventare matta saltando da applicazione in applicazione.
Per quanto riguarda la presentazione, sconsiglio usare video (creano spesso dei problemi in fase di condivisione); se è indispensabile usarli, mandiamo il link alla cartella nel cloud dove è presente insieme al materiale da usare (inviato in fase di convocazione).
Durante l’incontro: preferisco avere sempre la webcam accesa, parlo molto con le mie mani e faccia. 😀 Non tutti la pensano come me, e quindi avvolte ci troviamo davanti a schermi neri con le iniziali della persona. Le mie azioni di successo durante l’incontro sono queste:
- La prima cosa fa fare è mettere in chiaro qualche regola, ad esempio riguardo i microfoni spenti se sono tante persone in aula o se c’è rumore di fondo, ricordare gli orari e pause che saranno fatte e l’obiettivo da raggiungere durante l’incontro.
- Se si tratta di un gruppo eterogeneo (formazione a persone di diverse realtà), creo un gruppo WhatsApp (che a fine incontro elimino) per risolvere problematiche tecniche che possono sorgere durante l’incontro. Per tutte le altre comunicazioni, usiamo la chat dello strumento scelto.
- I primi minuti dell’incontro sono destinati a conoscere le persone (rompere il ghiaccio è importante) e le loro aspettative.
- Allo stesso modo che in un incontro presenziale, troverò in aula persone che interagiscono in continuazione e persone che preferiscono rimanere più in disparte, la difficoltà risiede nel comprendere questi aspetti in un ambiente virtuale (con microfono e webcam spenti). Per evitare di trovarmi con persone non presenti, mi sono creata una scheda con il nome dei partecipanti dove inserisco delle x ogni qualvolta fanno domande, intervengono, rispondono a miei quesiti. Quando vedo che c’è qualcuno senza x, lo sollecito direttamente. In questo modo riesco a mantenere alto l’interesse e motivazione dei partecipanti.
- Chiudo l’incontro chiedendo un feedback (usando anche qualche strumento online per i sondaggi) e ripassando le aspettative iniziali. Foto dell’incontro e via a comunicarlo nei social! (Sempre che ti abbiamo autorizzato).

Tutto questo mi ha aiutato a minimizzare i problemi che possono sorgere durante questi incontri virtuali, hai letto bene minimizzare, perché controtempi ci saranno sempre. Problemi di banda, delay, ecc. Non preoccuparti, mantieni la serenità e cerca di risolvere la situazione con quello che hai a disposizione. Raccontami la tua esperienza!

Photo by Carolina Bussadori