Dagli anni ’60 ad oggi, il tempo che si passa in riunione ha avuto un incremento del 130%, dalle 10 ore di riunione in una settimana siamo passati a 23 ore settimanali (perse?) in riunioni. Questo è quanto Anna Johansson scrisse nel 2015 cercando di dare risposta alla domanda: Why Meetings Are One of the Worst Business Rituals. Ever. Sono passati cinque anni, e sono convinta che queste ore siano aumentate a dismisura, soprattutto in questo momento congiunturale che stiamo vivendo.

Importanza delle riunioni

Certamente non vanno eliminate. Le riunioni sono indispensabili per informare e rimanere aggiornati sui progetti in essere e su quelli che arriveranno, per coordinare il lavoro da fare e prendere decisioni, per coinvolgere e innovare, e ciò solo per fare qualche esempio.

Se questo è vero, perché più del 60% dei manager considera che le riunioni siano una perdita di tempo, che siano improduttive e ostacolino (addirittura) il lavoro in team?

Credo che alla base di questa statistica ci sia una scarsa preparazione della riunione stessa e dei motivi per i quali vengono organizzate.

Chiave per organizzare una riunione efficace

In fase di preparazione

Per quale motivo stai organizzando la riunione? Rispondi a questa domanda al momento di iniziare la pianificazione della stessa. Cosa vuoi ottenere? Si tratta di una riunione informativa, formativa, creativa o motivazionale? Vuoi prendere una decisione o vuoi coordinare il lavoro da fare? Più è chiaro l’obiettivo, più sarà semplice creare l’agenda della riunione e coinvolgere le persone giuste.
Agenda della riunione. Se hai risposto alla prima domanda correttamente, questo passaggio dovrebbe essere abbastanza semplice, devi solo suddividere l’argomento principale in punti chiave. Personalmente preferisco non inserirne più di 5 e raramente c’è “varie ed eventuali”, perché sono quelle che ci allontanano dall’obiettivo, fanno perdere tempo e rendono inefficace l’incontro.
Le persone giuste. Vanno coinvolte solo le persone che hanno voce in capitolo. Se è una riunione del team, ovviamente faremo partecipare tutti; se si tratta di una riunione nella quale partecipano diverse aree aziendali, parteciperà il leader di quell’area e/o il suo vice. Non coinvolgere più di 10 persone, sarebbe molto faticoso gestire l’interazione di tutti.
Stabilisci la giusta durata a priori. Potresti aver bisogno solo di 15 minuti per ottenere il risultato desiderato, comunque deve essere il più corta possibile e, a prescindere della tempistica, rispetta i tempi che hai comunicato.

Durante la riunione

Preparati. Che tu sia chi ha convocato l’incontro, il moderatore oppure il partecipante. Preparati all’incontro, arriva con tutti i dati necessari e/o domande (usa l’agenda della riunione). Calibra la tua comunicazione in base alle persone che saranno presenti e al grado di dettaglio necessario per ottenere il risultato desiderato. Prendi appunti o chiedi a qualcuno di farlo.
No phone zone. Silenzia il telefonino, imposta il tuo stato su “occupato” per non ricevere notifiche sul computer. Evita le distrazioni, in questo modo tutti saranno attenti e “sul pezzo”.
Rispetto per gli altri. Include il fatto di arrivare in tempo, di dare spazio agli altri per dare la loro opinione, di ascoltare attivamente quello che dicono gli altri.

Dopo la riunione

Riassunto della riunione. Va inviato a tutti i partecipanti, deve contenere le decisioni prese, “chi farà che cosa”, punti che sono rimasti in sospeso e data di realizzazione dei task; così da poter dare verificare l’andamento.

Le riunioni online

Il Covid-19, per chi ha potuto continuare a lavorare, ci ha portati a farlo a distanza e non tutte le realtà erano pronte a questo. I problemi tecnici presenti all’inizio (notebook non disponibili per tutti, rete non idonea, strumenti tecnologici non pronti) sono stati risolti abbastanza velocemente, sono rimaste le criticità legate alla gestione dei collaboratori e alla propria organizzazione del lavoro.

Sebbene i punti indicati in precedenza continuino ad avere il suo peso nell’efficacia delle riunioni, è importante approfondire alcuni punti:

Verifica la disponibilità dei tuoi colleghi. Gli strumenti che abbiamo a disposizione ci permettono di verificare la disponibilità dei nostri colleghi, usa questo strumento. Eviterai assenze, ritardi o abbandono della riunione. Rispetta gli orari di lavoro e la pausa pranzo.
Sii presente. Webcam accesa, non ci sono scuse. È frustrante parlare a dei pallini con le iniziali del collega. Già ci perdiamo gran parte della comunicazione in questa modalità, non rendiamola ancora più difficoltosa.

Tieni bene in mente che le riunioni incidono sulla collaborazione e su come le persone portano a termine il loro lavoro. Non tutte le realtà sono uguali, chiedi ai tuoi collaboratori cosa ritengono utile e cosa vorrebbero cambiare nel modo nel quale si tengono le riunioni. 😉

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