Da circa 5 anni, ho acquisito questa nuova abitudine… meglio tardi che mai! Intendiamoci, non sono una patita della pianificazione, ma ho trovato utile questo metodo per essere più concreta nelle mie attività personali e lavorative, riuscendo a ricavare tempo per altre cose.

Da dove partire con la pianificazione annuale?

Il primo passo da fare è quello di chiarire cosa voglio ottenere nell’anno, quindi scriviamo le mete da raggiungere:

• Scrivi tutte quelle che ti vengono in mente, proprio tutte. Io le classifico in personali e lavorative.
• Scegline 3 per ogni categoria. Ti consiglio di fare una pausa prima di fare quest’attività, così non sei influenzata dal lavoro che hai fatto prima. E mi raccomando, non mettere troppa carne al fuoco!

Una volta che hai chiarito qual è la meta, sarà necessario renderla attuabile. Cioè, devi rispondere a questa domanda: Cosa farai per rendere questo obiettivo reale e raggiungibile? Vai nel dettaglio, indica quando inizierai e finirai ogni attività necessaria per arrivare allo scopo. Se ti serve supporto in questa fase, puoi scaricare l’e-book su come creare un piano di azione.

Quali strumenti usare?

Qui non c’è una ricetta magica che funzioni per tutti, dipende dalle tue abitudini e da quali supporti preferisci utilizzare. Mi limiterò a raccontarti cosa faccio io, in modo che ti serva di ispirazione… e se ti viene una idea e la vuoi condividere con me, tanto meglio! Sono sempre aperta a nuovi tips e modi di fare. 😊

Google calendar

In precedenza, segnavo tutti gli appuntamenti nell’agenda cartacea e su Google calendar, oggi non più. Gli appuntamenti certi sono segnati solo qui.

💡Ho impostato il mio calendar in modo che mi invii una mail tutte le mattine con gli appuntamenti della giornata, così posso prepararmi. Poi, il cellulare mi avverte 15 minuti prima di ogni appuntamento.

💡Ho bloccato gli slot che voglio dedicare ad altre attività (preparazione e consegna servizi, gym, lettura, ecc…) così non vengono occupati da chi in autonomia fissa appuntamenti nella mia agenda. In questo modo posso portare avanti le attività legate ai miei obiettivi personali e professionali, oppure posso usarli per “spegnere incendi” nel caso sia necessario.

💡Gli appuntamenti e slot bloccati sono colorati in base a una mia personale scala cromatica, per comprendere a semplice vista se si tratta di lavoro, famiglia o attività personali.

Agenda personale

Non ne posso fare a meno, ho iniziato ad usarle nelle superiori e da quel momento non ho più smesso. Man mano che il tempo passa, anche la mia agenda evolve, provo nuovi metodi, nuove impostazioni, e, se non mi piacciono ritorno a quelle precedenti. Tuttavia, le sezioni della mia agenda sono sempre le stesse:

• Mete. Si, proprio quelle che ti ho spiegato poco fa. Così le tengo sempre sottocchio e mi aiutano a mantenere la mia strada.
• Calendario. Suddiviso in:
  • Calendario annuale. In due pagine vedo tutto il mio anno con gli eventi più importanti. Compleanni, ponti che potrei usufruire per delle minivacanze, festività, eventi importanti.
  • Calendario mensile. Mi permette di vedere e distribuire il mio carico di lavoro nel mese.
  • Settimana lavorativa. Qui avviene la magia… Qui facciamo ciò che va fatto per raggiungere i nostri obiettivi. Ogni giorno a le sue attività da portare avanti, legate alle mete che mi sono fissata e alle attività lavorative da portare avanti.
• Adoro prendere appunti. In passato mi ritrovavo con la borsa piena di post-it e pezzi di carta, da quando uso quest’agenda ho tutto lì dentro. Le note sono divise in quelle 3 sezioni che mi servono in questo periodo: personali, idExpansive e FiordiRisorse.

💡Per definire le task di ogni singola giornata, uso questo sistema: a inizio settimana faccio una to-do list che classifico in un secondo momento con il metodo dei quadranti di Covey e le inserisco nella mia settimana lavorativa in base alla priorità.

💡Uso la stessa scala cromatica che uso su Google Calendar e una codifica per vedere le se task sono iniziate, completate, spostate o cancellate.

💡Anche qui, non esagerare con le task giornaliere. Inserisci quelle che effettivamente puoi portare a termine.

💡Uso un’agenda ad anelli, così posso inserire fogli o spostarli in base alle necessità.

💡Da qualche anno a questa parte, sono spuntati i bullet journal. Sono bellissimi, colorati, disegnati… Non è questo l’importante, l’importante e scrivere cosa va fatto, poi se vuoi puoi anche abbellirlo, ma quello in un secondo momento. 😉

Da quando uso questo metodo, la mia mente è più sgombra e riesco a concentrarmi meglio sul da fare. Sono più produttiva, organizzata e serena. Inoltre, non mi dimentico delle cose perché le scrivo (hai presente Dory di Nemo?  Quella sono io.)

Raccontami la tua esperienza! Hai qualche tip da condividere?

 

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